Sistem pencatatan akuntansi atau accounting record system merupakan salah satu mekanisme penting yang harus dimiliki dan diterapkan oleh suatu perusahaan.
Pasalnya, sistem pencatatan akuntansi ini menyediakan basis data yang berguna sebagai acuan perusahaan untuk dapat melakukan pengelolaan keuangan secara efektif.
Definisi, Fungsi, dan Metode Pelaksanaan Sistem Pencatatan Akuntansi
Pengertian sistem pencatatan akuntansi adalah proses mengumpulkan, mencatat, dan menyimpan informasi serta data-data keuangan dari suatu badan usaha secara sistematis.
Data dan informasi keuangan yang dirangkum dalam sistem akuntansi ini meliputi penghasilan, pengeluaran, aset, persediaan, utang piutang, dsb.
Fungsi Sistem Pencatatan Akuntansi
Secara spesifik, sistem pencatatan akuntansi memiliki sejumlah fungsi yang penting bagi perusahaan, antara lain:
Melacak detail pengeluaran usaha
Catatan akuntansi yang terperinci akan memudahkan Anda untuk melacak besarnya pengeluaran perusahaan secara detail. Hal ini juga akan membantu Anda untuk mengukur laju arus kas.
Berbekal informasi ini, Anda niscaya akan bisa melacak pos pengeluaran perusahaan yang terbesar serta mengupayakan tindak peningkatan efisiensinya apabila memungkinkan.
Memproyeksikan pendapatan potensial perusahaan
Catatan akuntansi juga dapat memproyeksikan potensi pendapatan perusahaan dalam suatu kurun waktu tertentu (bulanan, kuartalan, maupun tahunan).
Informasi tersebut dapat Anda lihat melalui data tingkat laba pada periode sebelumnya, proyeksi penjualan, dan pengeluaran perusahaan.
Merencanakan peningkatan serta perubahan bisnis
Proyeksi keuangan yang didapat dari hasil pencatatan sistem akuntansi tentunya akan sangat berguna bagi Anda untuk menentukan langkah strategis perusahaan.
Misalnya, jika Anda hendak menambah mesin produksi, sebaiknya pelajarilah dulu jumlah ketersediaan dana, tanggungan beban utang, serta potensi penjualan.
Dengan begitu, niscaya upaya pengembangan bisnis Anda dapat mencapai hasil yang optimal dan tidak sampai membebani kondisi finansial perusahaan.
Meningkatkan persiapan pajak
Hasil pencatatan akuntansi yang terperinci tentunya juga akan memudahkan Anda untuk menghitung jumlah pajak yang wajib dibayarkan dengan lebih akurat.
Jadi, Anda bisa menjalankan kewajiban perpajakan dengan lebih optimal dan terhindar dari resiko terkena sanksi denda akibat kesalahan bayar.
Metode Pencatatan Akuntansi
Seiring kemajuan teknologi, proses pencatatan akuntansi kebanyakan dijalankan dengan metode komputerisasi. Meski begitu, tidak menutup kemungkinan pula bagi Anda memulainya secara manual (metode konvensional).
Metode Pencatatan Manual (Konvensional)
Metode pencatatan manual umumnya relatif lebih sederhana dan cocok untuk usaha berskala kecil. Tingkat akurasi dan ketelitiannya pun tergolong relatif lebih rendah.
Metode Pencatatan via Komputer
Sementara itu, metode komputerisasi umumnya mengharuskan Anda untuk memiliki budget khusus untuk menyediakan sejumlah perangkat komputer dengan spesifikasi yang memadai.
Sebagai kompensasinya, komputer tersebut akan memudahkan Anda untuk mencatat serta mengolah informasi keuangan dengan lebih presisi dan terintegrasi.
Jenis-Jenis Sistem Pencatatan Akuntansi
Jenis sistem pencatatan akuntansi yang biasa digunakan secara umum oleh berbagai perusahaan ada dua macam, yaitu:
Single Entry System
Sistem pencatatan tunggal atau single entry system biasanya diterapkan dalam perusahaan berskala kecil yang aktivitas keuangannya relatif masih sederhana.
Sistem ini mencatat tiap transaksi yang berlangsung dalam lingkup perusahaan dengan bentuk item baris pada buku besar.
Pelaksanaan sistem akuntansi ini bisa dibilang cukup mudah. Anda bisa mengerjakannya sendiri cukup dengan menggunakan program Microsoft Excel.
Jadi, Anda juga bisa lebih menghemat biaya karena tidak perlu menyewa tenaga akuntan maupun aplikasi khusus untuk pencatatan keuangan.
Akan tetapi, sistem single entry ini mempunyai keterbatasan dalam hal akurasi data. Pasalnya, sifat data yang dimasukkan bisa dibilang tidak terlalu lengkap.
Alhasil, data laporan keuangan yang didapat pun relatif tidak terlalu akurat untuk dijadikan sebagai acuan pengambilan keputusan bisnis yang strategis.
Selain itu, tindak kesalahan bahkan pencurian biasanya juga cenderung lebih sulit terdeteksi karena tidak ada data inventaris aset di tempat.
Double Entry System
Ketimbang single entry, sistem pencatatan ganda atau double entry system jauh lebih terperinci dan cocok untuk bisnis berskala lebih besar.
Dalam double entry system, setiap transaksi akan dicatat sebagai debit sekaligus kredit (dua kali) dalam rekening yang terpisah.
Sistem pencatatan ganda ini memungkinkan Anda untuk memiliki data finansial yang lebih lengkap. Alhasil, laporan keuangan yang didapat pun relatif lebih tepat dan presisi.
Selain itu, sistem ini juga lebih mampu mendeteksi adanya kesalahan serta memberikan gambaran kondisi finansial perusahaan dengan lebih akurat.
Akan tetapi, penerapan double entry system ini terbilang lebih rumit, makan waktu, dan membutuhkan biaya yang relatif mahal.
Contoh Bentuk Hasil Sistem Pencatatan Akuntansi
Ada beberapa contoh hasil pencatatan sistem akuntansi yang bisa Anda gunakan untuk melacak informasi keuangan perusahaan, antara lain:
Catatan Transaksi
Pada catatan transaksi tercantum informasi keuangan yang terperinci mengenai setiap pembelian maupun penjualan yang telah dilakukan oleh perusahaan.
Informasi tersebut antara lain mencakup nama klien, tanggal, jumlah barang atau jasa yang ditransaksikan, serta nominal harganya.
Catatan transaksi ini nantinya akan menjadi dasar pengerjaan proses akuntansi berikutnya dan menghasilkan bentuk catatan keuangan lainnya.
Jurnal
Jurnal merupakan kumpulan dari seluruh catatan transaksi yang dilakukan oleh masing-masing divisi atau departemen yang ada dalam suatu perusahaan.
Hal ini berarti setiap divisi atau departemen yang ada dalam perusahaan umumnya memiliki dan bertanggung jawab atas jurnal transaksinya masing-masing.
Informasi yang terangkum dalam jurnal tersebut nantinya bisa Anda gunakan untuk memahami kesehatan kondisi keuangan perusahaan secara komprehensif atau menyeluruh.
Buku besar umum
Sedangkan buku besar merupakan rangkuman dari informasi keuangan yang tercantum dalam jurnal serta catatan keuangan lain dalam perusahaan.
Dalam buku besar itu juga terdapat beberapa daftar yang menguraikan tentang transaksi bisnis serta mengkategorikannya sebagai persiapan menyusun laporan keuangan.
Data yang terangkum dalam buku besar ini nantinya dapat Anda gunakan sebagai dasar untuk perhitungan pajak dan biaya umum lainnya.
Neraca percobaan
Untuk neraca percobaan berisi perhitungan seluruh kredit dan debit yang tercatat selama suatu periode siklus bisnis, misalnya bulanan, kuartalan, atau tahunan.
Penyusunan neraca percobaan ini didasarkan pada data yang tercantum dalam jurnal serta buku besar. Fungsinya adalah untuk menyeimbangkan entri data keuangan.
Jika entry kredit dan debit pada suatu lembar belum seimbang, Anda dapat memanfaatkan neraca percobaan untuk melacak potensi kesalahannya.
Data neraca ini juga menjadi dasar untuk menyusun catatan keuangan yang lebih mendalam, contohnya laporan keuangan.
Laporan Keuangan
Sedangkan laporan keuangan merupakan hasil rangkuman seluruh informasi keuangan dan catatan akuntansi suatu perusahaan yang bermanfaat sebagai dasar pengambilan keputusan strategis.
Selain itu, data laporan keuangan umumnya juga sering dimanfaatkan sebagai indikator penilaian sehat tidaknya kondisi finansial suatu perusahaan.
Ada kalanya perusahaan juga harus mempublikasikan laporan keuangannya kepada publik atau pihak-pihak tertentu yang secara khusus menyorotinya.
Jika Anda merasa kesulitan untuk bisa menerapkan sistem pencatatan akuntansi ini sendiri, tak ada salahnya untuk memanfaatkan jasa vendor khusus. Sehingga, pencatatan berjalan dengan lancar dan lebih mudah.